Nous avons développé un outil maison qui permet d'automatiser un processus de gestion. Il a déjà été déployé sur quelques sites. Aujourd'hui, nous sommes en train de le déployer sur un nouveau site qui fonctionne un peu différemment. Les nouveaux utilisateurs demandent des développements spécifiques pour coller un peu plus près à leur contexte local. Nous n'avons pas vraiment d'instance pour prendre des décisions sur ce type de demande...

Cette demande imprévue amène plusieurs questions :

• Toutes les pistes ont-elles été envisagées : peut-être l'outil en l'état couvre 80% des besoins... et les 20% restants pourraient être adressés par des solutions de contournement : tableau Excel, utilisation légèrement détournée de l'outil, légère saisie manuelle supplémentaire...
• Que se passerait-il pour les nouveaux utilisateurs si les besoins fonctionnels n'étaient couverts qu'à 80% ?
• Que se passera-t-il si on ne déployait pas l'outil auprès de ces utilisateurs ?
• Quels seront les impacts de ces nouvelles fonctionnalités pour les anciens utilisateurs ? 
• Il se trouve que les nouveaux utilisateurs ne travaillent jamais sur des projets IT. Il conviendra de déplacer un analyste auprès d'eux pour comprendre leur besoin fonctionnel et rédiger des spécifications compréhensibles par les développeurs
• Quelle est la charge de travail demandé pour les fonctionnalités complémentaires ? Faut-il constituer une équipe projet spécifique pour répondre au besoin des utilisateurs ? Si ce travail demande n'est pas budgété, faudra-t-il libérer des ressources d'un autre projet pour y répondre. Par ailleurs faudra-t-il expliquer aux utilisateurs concernés que leur projet est décalé ? Eux-mêmes ont peut-être prévu de dédier une partie de leurs ressources au projet décalé...
• Faudra-t-il suspendre le déploiement, le temps que les nouvelles fonctionnalités soient en place ?